À Gestion privée Manuvie, nous respectons votre vie privée

Nous attachons une grande importance à la protection de vos renseignements personnels et au respect de votre vie privée. Comme nous offrons des produits et des services financiers, la collecte et l'utilisation de données personnelles sur nos clients sont essentielles à nos activités. Il est tout aussi essentiel que vous puissiez avoir confiance en notre capacité à gérer et à traiter vos renseignements personnels de façon confidentielle.

Ce que nos clients doivent savoir au sujet de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels

En tant que membre du groupe de sociétés de la Financière Manuvie, nous respectons les principes et les pratiques de ce groupe en matière de protection des renseignements personnels. Nos clients sont ainsi assurés qu'un engagement constant est maintenu à l'échelle du groupe de sociétés de la Financière Manuvie en ce qui a trait à la protection de leurs renseignements personnels.

Dix principes de confidentialité

Gestion privée Manuvie observe dix principes de confidentialité adoptés par la Division canadienne de la Financière Manuvie. Ces principes sont fondés sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du gouvernement fédéral.

  1. Responsabilité : Nous sommes responsables des renseignements personnels dont nous avons la gestion et nous avons désigné des personnes qui doivent s'assurer du respect des principes de confidentialité.
  2. Détermination des fins de la collecte des renseignements : Les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis sont déterminées par nous, par nos représentants autorisés ou ceux de nos clients.
  3. Consentement : Vous devez être informé de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui vous concernent et y consentir, sous réserve de certaines exceptions. Par exemple, pour des raisons d'ordre juridique ou pour des raisons de sécurité, il peut être impossible ou peu réaliste d'obtenir votre consentement. Vous pouvez donner votre consentement par écrit, verbalement, par voie électronique ou par l'entremise de vos représentants autorisés ou des nôtres. Dans certaines circonstances, ce consentement peut également être implicite.
  4. Limitation de la collecte : Nous ne pouvons recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins énoncées et nous devons les recueillir par des moyens honnêtes et licites.
  5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation : Vos renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à d'autres fins que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que vous n'y consentiez ou que la loi ne le permette ou l'exige. Nous ne devons conserver les renseignements personnels que durant la période nécessaire aux fins déterminées, ou tant que la loi le permet ou l'exige. 
  6. Exactitude : Les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
  7. Mesures de sécurité : Vos renseignements personnels doivent étre protégés par des mesures de sécurité correspondant â leur degré de confidentialité afin qu'ils soient â l'abri de toute violation, communication ou utilisation injustifiées.
  8. Transparence : Nous mettons à votre disposition des renseignements sur nos politiques et pratiques relatives au traitement de vos renseignements personnels.
  9. Accès aux renseignements personnels : Nous devons vous informer, si vous en faites la demande par écrit, de l'existence de renseignements personnels qui vous concernent, de l'usage qui en est fait. Sous réserve de certaines exceptions, nous devons vous permettre de consulter ces renseignements conformément à la loi applicable. Vous pouvez en outre vérifier si vos renseignements personnels sont exacts et complets et demander qu'ils soient modifiés, s'il y a lieu.
  10. Demandes de renseignements et commentaires : Vous pouvez communiquer avec nous pour nous demander des renseignements ou formuler des commentaires au sujet de nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Ce que nos clients doivent savoir au sujet des pratiques de Gestion privée Manuvie en matière de protection des renseignements personnels

Les renseignements que nous recueillons

Les renseignements personnels sont des renseignements qui vous concernent directement.

Lorsque vous choisissez un produit ou un service de Gestion privée Manuvie, vous êtes toujours informé des fins auxquelles vos renseignements personnels sont recueillis.

Nous utilisons des moyens honnêtes et licites pour recueillir des renseignements personnels à votre sujet. Nous ne recueillons que les renseignements qui sont pertinents et qui correspondent aux fins pour lesquelles nous les recueillons. Dans la mesure du possible, les renseignements que nous recueillons sur vous nous proviennent directement de vous ou de vos représentants autorisés, au moyen de demandes et de formulaires Bien connaître son client, d'autres moyens de communication - le téléphone, la poste ou Internet - et de vos échanges commerciaux avec nous.

Si nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet par téléphone, l'appel pourrait être enregistré ou faire l'objet d'une écoute : 

  • afin de consigner en dossier les renseignements que vous nous fournissez;
  • afin de prendre note de vos directives ou de les confirmer;
  • aux fins de l'administration de vos comptes;
  • afin d'assurer la qualité de notre service;
  • à des fins de formation du personnel.

Si vous ne souhaitez pas que vos appels téléphoniques soient enregistrés, vous pouvez communiquer avec nous par écrit. Si vous décidez de communiquer avec nous uniquement par écrit, nous vous prions alors de préciser dans toute correspondance que vous souhaitez recevoir notre réponse par écrit.

Ce que nous devons savoir et pourquoi nous devons le savoir

Nous ne recueillons à votre sujet que les renseignements qui nous sont nécessaires, avec votre consentement et si la loi le permet ou l'exige. En général, les renseignements que nous recueillons sont votre nom, votre adresse, vos numéros de téléphone et d'autres renseignements permettant d'établir votre identité, par exemple votre numéro d'assurance sociale (NAS) ou votre date de naissance.

Les renseignements supplémentaires que nous recueillons varient en fonction du type de produit ou de service dont il est question. Nous pouvons ainsi recueillir des renseignements d'ordre financier, tels le nom de votre employeur, votre revenu annuel, votre actif et votre passif, mais aussi votre date de naissance ou les numéros de référence de certaines pièces d'identité, comme votre passeport ou d'autres documents.

En règle générale, nous recueillons, utilisons ou communiquons les renseignements personnels de nos clients aux fins suivantes : 

  • confirmer votre identité, vous protéger et protéger notre entreprise en cas d'erreur, de fraude ou de déclaration trompeuse;
  • évaluer vos besoins financiers et déterminer les produits et services qui vous conviennent;
  • établir votre admissibilité à nos produits et services;
  • administrer adéquatement les produits et services que nous offrons; 
  • respecter les prescriptions des lois auxquelles nous sommes soumis, y compris les règles de déclaration fiscale de la Loi de l'impôt sur le revenu du Canada ainsi que les règlements et les conventions fiscales connexes, ou de la Loi sur l'administration fiscale du Québec; 
  • cerner les besoins actuels et futurs de nos clients;
  • vous communiquer des renseignements sur d'autres produits financiers offerts par Gestion privée Manuvie, ses sociétés affiliées et d'autres fournisseurs de services financiers.

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement durant la période nécessaire aux fins citées ci-dessus et tant que la loi le permet ou l'exige.

Les renseignements personnels dont nous n'avons plus besoin sont détruits, effacés ou rendus anonymes. 

Les précautions nécessaires sont prises au moment de la destruction des renseignements personnels afin d'éviter que des personnes non autorisées y aient accès.

Votre numéro d'assurance sociale

Nous pouvons vous demander votre numéro d'assurance sociale (NAS) pour diverses raisons. Il est possible que nous vous demandions également votre numéro d'identification -impôt (NII) (Taxation Information Number/TIN) pour les autres territoires que le Canada.

Lorsqu'il faut déclarer un revenu d'intérêt ou un autre type de revenu, nous sommes tenus de vous demander votre NAS afin de respecter les règles de déclaration fiscale de la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada) et de la Loi sur l'administration fiscale du Québec.

Moyennant votre consentement, nous pouvons aussi utiliser votre NAS comme élément d'identification unique, pour distinguer vos renseignements personnels de ceux d'autres clients ou de personnes portant un nom semblable au vôtre, pour faire correspondre à l'interne vos dossiers personnels avec ceux échangés avec des tiers autorisés et pour contribuer à maintenir l'exactitude de vos renseignements personnels.

Vous pouvez refuser que votre NAS soit utilisé à d'autres fins que celles exigées par la loi. Cependant, comme il a été mentionné précédemment, cela pourrait nous empêcher d'assurer l'exactitude de vos renseignements personnels.

Votre consentement

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels à votre sujet seulement aux fins établies en rapport avec les produits que vous détenez avec nous et les services que nous offrons, et seulement avec votre consentement ou si la loi le permet. Vous pouvez donner votre consentement par écrit, verbalement, par voie électronique ou par l'entremise de nos représentants autorisés ou des vôtres, par exemple votre conseiller en finances.

Votre consentement peut être implicite ou déduit de vos actes. Par exemple, si vous remplissez une demande d'ouverture de compte de Gestion privée Manuvie avec votre conseiller en placement ou une demande de la Banque Manuvie avec votre conseiller en services bancaires personnels, il est entendu que vous consentez à ce que votre conseiller en placement de Gestion privée Manuvie ou votre conseiller en services bancaires personnels nous transmette vos renseignements personnels afin que nous puissions ouvrir un compte pour vous.

Afin de continuer à faire croître nos affaires et à vous offrir des produits et services novateurs, il est possible, à l'occasion, que nous vous informions de nouvelles utilisations ou communications de vos renseignements personnels. Selon la nature ou le degré de confidentialité de vos renseignements personnels qui seront utilisés ou communiqués, votre consentement peut être implicite ou, dans certains cas, il se peut que nous vous demandions votre consentement explicite. Dans les cas de consentement implicite, vous aurez l'occasion de poser des questions et vous pourrez refuser les nouvelles utilisations ou communications de renseignements. Si nous ne recevons pas d'objection de votre part, il est entendu que vous consentez à la nouvelle utilisation ou communication de renseignements.

En règle générale, seules les personnes qui ont besoin de vos renseignements personnels et sont autorisées à y accéder y ont accès.

Ainsi, vos renseignements personnels ne sont fournis ou rendus accessibles qu'aux personnes suivantes : 

  • nos employés qui ont besoin de ces renseignements dans le cadre de leurs fonctions;
  • les parties qui vous représentent, comme votre conseiller en placement ou votre conseiller en services bancaires personnels de Gestion privée Manuvie;
  • les sociétés de placement ou autres émetteurs de placements mentionnés dans des formulaires remplis pour vous;
  • les fournisseurs de services qui ont besoin des renseignements dans le cadre des fonctions qu'ils exercent pour nous;
  • toute personne ou tout organisme que vous autorisez;
  • toute personne autorisée par la loi, par exemple les organismes de réglementation, les autorités chargées de l'application des lois et les autres sociétés d'État.

Dans certains cas, vos renseignements personnels peuvent être transmis à des personnes, à des organismes et à des fournisseurs de services dans une autre province ou dans un pays étranger et ainsi être soumis aux lois de la province ou du territoire en question.

Révocation du consentement

Vous pouvez refuser d'accorder ou retirer votre consentement à ce que nous puissions recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels, à moins que la loi ou que l'exécution d'un contrat ne vous en empêche. Toutefois, selon les circonstances, il se peut que le retrait de votre consentement nous empêche de vous offrir les produits ou services que vous avez demandés.

Si vous retirez votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels par Gestion privée Manuvie, il se peut que Gestion privée Manuvie ne soit plus en mesure d'administrer adéquatement vos produits, ce qui entraînera le rachat et la fermeture de votre compte de placement (ainsi que le paiement de pénalités conformément aux documents de placement pertinents, s'il y a lieu). En dépit de la révocation de votre consentement, Gestion privée Manuvie peut être tenue par la loi de conserver et d'utiliser vos renseignements personnels pour la tenue des dossiers, les déclarations fiscales et les rapports financiers.

Fournisseurs de services

Nous pouvons confier certaines tâches à des fournisseurs de services dont l'impression, la livraison du courrier, les services informatiques, l'entreposage de données, le marketing ou l'administration. Lorsque nous transmettons des renseignements personnels à nos fournisseurs de services, nous exigeons qu'ils les protègent de façon conforme à nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Au besoin, Gestion privée Manuvie peut avoir recours à des tiers fournisseurs de services pour valider votre identité au moyen de renseignements obtenus auprès d'agences d'évaluation du crédit, de registres publics ou d'agences de recouvrement externes. 

Consultation et modification de vos renseignements personnels

Nous déployons tous les efforts raisonnables pour que les renseignements personnels que nous recueillons demeurent aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés. Pour ce faire, il importe que vous nous fournissiez des renseignements exacts et que vous nous fassiez part de tout changement pertinent, par exemple le changement de vos coordonnées. Vous avez le droit d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous, d'en vérifier l'exactitude et d'y faire apporter les corrections appropriées, au besoin. Dans certains cas, il peut nous être impossible de vous donner accès à tous les renseignements dont nous disposons à votre sujet. Nous devons alors vous en donner la raison.

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels afin qu'aucune personne non autorisée ne puisse les consulter ou les utiliser. Pour ce faire, nous prenons les mesures de sécurité matérielles, organisationnelles et technologiques nécessaires selon la nature des renseignements à protéger. Les renseignements personnels sont donc protégés : 

  • par des moyens matériels, c'est-à-dire des mesures de sécurité et des barrières physiques;
  • par des moyens organisationnels, c'est-à-dire des politiques, des pratiques et des restrictions d'accès;
  • par des moyens technologiques, par exemple l'utilisation de mots de passe, de processus de chiffrement, de coupe-feu, de logiciels antivirus et d'anonymiseurs.

Tous nos employés, représentants, agents et fournisseurs de services qui agissent en notre nom sont tenus de respecter nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Si l'on nous demande de transmettre des renseignements personnels à votre sujet, nous ne pourrons le faire qu'après avoir dûment identifié le demandeur et nous être assurés de son droit d'obtenir ces renseignements, ou après avoir pris les mesures prévues par la loi.

Offres spéciales et autres promotions - À vous de décider

De temps à autre, il se peut que nous vous présentions d'autres produits ou services financiers offerts par nous ou par nos sociétés affiliées, conformément à la loi applicable, si nous pensons que ces produits ou services peuvent vous intéresser.

Veuillez noter qu'en AUCUN CAS NOUS NE VENDONS vos renseignements personnels à quiconque. De plus, nous ne communiquons vos renseignements personnels à aucune entreprise ne faisant pas partie de nos sociétés affiliées afin qu'elle puisse vous offrir directement ses produits ou services.

Communiquez avec nous

Si vous avez des questions ou des inquiétudes en ce qui concerne nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels, ou si vous voulez en savoir plus sur l'accès à vos renseignements personnels ou la modification de ces renseignements, ou si vous souhaitez vous retirer d'une autre offre de produit, veuillez communiquer avec nous :

Courrier :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Gestion privée Manuvie

250 Bloor Street East, Main Floor

Toronto (Ontario) M4W 1E6